O que é ACH?
Como já mencionado, ACH é o sistema usado para processar pagamentos eletrônicos como cheques eletrônicos e débitos em contas bancárias. A sigla ACH quer dizer Automated Clearing House. O objetivo final é ter o mundo todo num único sistema uniforme (ou pelo menos aqueles que interagem bem juntos), mas há uma série de problemas logísticos para isso.
O sistema ACH apresenta muitas vantagens para certos negócios. Não apenas garante um pagamento muito mais rápido do que um cheque de papel convencional, mas também o faz com muito menos tarifas. Claro que cartões de crédito e débito (e naturalmente o velho dinheiro vivo) realmente são os métodos mais rápidos de pagamento, mas há muitas vantagens em usar também o sistema ACH no lugar dos cartões. Detalharemos essas vantagens na próxima seção.
Vale observar também, antes de prosseguirmos, que ACH e EFT (Eletronic Funds Transfer - Transferência Eletrônica de Fundos) são freqüentemente considerados a mesma coisa. Apesar da similaridade no fato de que o dinheiro muda de mãos eletronicamente, a EFT é geralmente feita através de máquinas, como o caixa eletrônico, ou a máquina de pagamento com cartões de débito em estabelecimentos comerciais, aquela onde você passa o seu cartão.
Vantagens do ACH
O processamento de cheques ACH é muito mais fácil do que o de um cheque de papel convencional. Isso representa, talvez, a maior vantagem de um sobre o outro. Não apenas leva menos tempo para processar, como também você precisa de muito menos mão-de-obra com um cheque eletrônico ACH. Imagine se o seu negócio aceitasse apenas cheques de papel convencionais – ou você precisaria de funcionários extras para contabilizar esses cheques, ou fazer os funcionários regulares trabalharem mais horas (correndo o risco de pagar horas extras) para que eles pudessem lidar com esses cheques convencionais além de suas tarefas normais.
Há o custo de postagem e distância ao lidar com cheques convencionais. Você precisaria pagar um funcionário para ir até o banco e fazer os depósitos, depois esperar até que os cheques fossem compensados, ou pagar postagem para enviá-los ao seu banco. A soma desses custos pode ser significativa. Ao lidar com cheques convencionais, você precisaria pagar um funcionário para ir até o banco e fazer os depósitos, depois esperar até que os cheques fossem compensados. A soma desses custos pode ser significativa.
Há também custo e tempo envolvidos quando um cheque é devolvido por insuficiência de fundos. Se isso acontecer, sua conta poderá ficar no negativo e acabará lhe custando mais dinheiro do que o esperado. Outra grande vantagem do sistema de processamento de cheques eletrônicos ACH é que você não terá que se preocupar com cheques ou assinaturas falsificadas, como aconteceria nos cheques convencionais.
Cheques ACH devolvidos por insuficiência de fundos
Apesar dos cheques eletrônicos ACH serem processados eletrônicamente, alguns dos mesmos riscos envolvidos com cheques convencionais ainda permanecem. O maior desses riscos é a possibilidade de devolução de um cheque por insuficiência de fundos. Mesmo que você processe um cheque ou pagamento eletronicamente, isto não significa que o valor é autorizado automaticamente, como numa EFT (outra razão pela qual as duas siglas nem sempre significam a mesma coisa).
Com uma transação ACH, o dinheiro ainda pode estar na conta em 2-3 dias, com o quarto ou até mesmo o quinto sendo o dia em que o dinheiro será efetivamente transferido da conta do cliente para a sua. Naturalmente, o dinheiro será transferido de uma conta para outra desde que haja fundos suficientes. Se não houver fundos suficientes, seu cheque eletrônico ACH será imediatamente considerado como devolvido.
Reapresentação de cheque ACH devolvido
Se você usar um serviço de processamento de cheques eletrônicos para aceitar pagamentos ACH e um dos seus cheques eletrônicos for devolvido por insuficiência de fundos, você possui, sim, alguns recursos. O procedimento mais comum caso um cheque eletrônico seja devolvido, é esperar alguns dias e reapresentá-lo para processamento. Este procedimento chama-se reapresentação ACH.
Desde que o cliente, de boa fé (esperamos), concordou em lhe pagar eletronicamente, você não tem apenas uma chance. Se a empresa processadora devolve um cheque eletrônico por insuficiência de fundos, você pode reapresentá-lo uma ou mais vezes. Claro que há taxas envolvidas quando um cheque é devolvido e reapresentado. Assim sendo, geralmente é uma boa idéia, a uma certa altura, contatar o cliente e negociar outras formas de pagamento. Você não terá chances ilimitadas para processar pagamentos, então pergunte ao seu serviço de processamento de cheques quais outras opções estão disponíveis. A maioria desses serviços tem interesse em ajudá-lo a recuperar os fundos e orientá-lo sobre as melhores providências a tomar para que você receba seu pagamento.
Quanto tempo leva para usar o ACH?
Configurar a transferência de fundos ACH da conta de um cliente para a sua não leva muito tempo. A parte mais longa de qualquer serviço de processamento de cheques é esperar pela confirmação de que os fundos estão de fato disponíveis e foram transferidos para a sua conta. Como citado anteriormente, isto pode levar de 2-4 dias, com a transferência de fato e a confirmação acontecendo no último dia. Em casos raros, a transferência de fundos pode levar um pouco mais de 4 dias. Isso acontece se houver um feriado durante o processamento, especialmente na época de Natal, que é o período mais movimentado do ano para qualquer tipo de transação.
Você deve estar ciente também que, quando dizemos de dois a quatro dias para processamento, estamos falando de dias úteis. Não inclui sábados e domingos, mesmo que a sua instituição (ou a de seu cliente) opere num desses dias ou em ambos. Independentemente de o seu banco operar ou não, dias úteis significa de segunda a sexta e não inclui finais de semana, feriados nacionais ou feriados bancários.
Custos para trabalhar com processamento de cheques ACH
Como tudo na vida, usar o ACH não é gratis. Seria ótimo se fosse, mas como não é, se você está pensando em usar este sistema como forma de pagamento para seus clientes no futuro, você precisa estar ciente dos custos.
Não há um custo exato que possamos lhe informar para usar o serviço de processamento de cheques eletrônicos ACH. Isto porque as empresas que podem lhe oferecer este tipo de serviço também não possuem taxas pré-fixadas. Cada uma possui taxas diferenciadas.
Quanto um serviço de processamento de cheques eletrônicos vai lhe cobrar por transação depende muito do tipo de conta que você possui com eles e com que freqüência usa o serviço. Quase todos os serviços oferecem algum tipo de desconto para grandes volumes de transações. Isto quer dizer que uma empresa grande que processa muitos pagamentos lhe oferecerá uma taxa por transação mais baixa do que uma empresa menor que não processa tantos pagamentos.
É importante lembrar também que o custo é por transação, não por cheque eletrônico. Isto quer dizer que usar o ACH para reapresentar cheques devolvidos por insuficiência de fundos lhe custará uma taxa diferente a cada vez. Esta é outra razão pela qual tentar contatar o cliente que lhe pagou com cheque sem fundos para negociar uma forma de pagamento alternativa pode não ser uma má idéia.
Usando ACH com clientes internacionais
Seria ótimo dispor de um sistema ACH universal onde todos os clientes ao redor do globo pudessem transferir dinheiro em harmonia, mas infelizmente isso ainda não é uma realidade. Na verdade, em alguns casos é um pesadelo técnico e logístico tentar fazer com que todos os países usem o mesmo sistema.
Fatores como barreiras lingüísticas, muitas flutuações de câmbio e aspectos tecnológicos contribuem para que isso seja um objetivo difícil de ser atingido. Nem todos os países possuem um mesmo sistema bancário sólido, e apesar de o inglês ser aceito como a linguagem de negócios universal, não há nenhuma moeda que seja aceita como moeda de negócios universal. Assim, fatores como taxas de câmbio variáveis tornam mais difíceis a adoção de um único sistema.
Por essas razões, o ACH está limitado aos Estados Unidos e a Porto Rico. No entanto, isto não quer dizer que você não pode aceitar pagamentos de outros países. Apenas significa que mais de um sistema será usado para concluir a transação. Isto pode custar um pouco mais, ou talvez não, dependendo de como a sua conta estiver configurada com a empresa que o ajuda a processar os cheques eletrônicos. Você deve observar também que, se o seu pagamento estiver vindo de outro país, poderá demorar mais do que os 2-4 dias que foram citados. Pode levar o mesmo tempo, apenas alguns dias a mais, ou até várias semanas a mais. Novamente, tudo depende da tecnologia, do país de origem e da taxa de câmbio do dia.
Cheque eletrônico ACH em tempo real
Muito se tem falado do tempo médio de espera de até quatro dias para que um cheque eletrônico seja compensado. Isto ainda soa como tempo demais para muitas pessoas. Por isso, empresas desenvolveram cheques em tempo real, que funcionam de maneira similar a um cartão de crédito. Ou seja, quando um cheque é processado, verifica-se no mesmo momento se há fundos suficientes na conta para cobrir o cheque. Caso não haja fundos, o cheque é rejeitado na hora, como um cartão de crédito. Também como num cartão de crédito, simplesmente obtêm-se uma autorização na conta. O cheque não é descontado até que a transação seja concluída, o que leva – você adivinhou – de 2 a 4 dias, exatamente como no ACH.
A diferença aqui é que o cliente ainda tem que comparecer pessoalmente e emitir um cheque de papel convencional. O cheque então é escaneado no estabelecimento comercial (através de um escaneador de cheques). O fundo (se disponível) correspondente ao valor do cheque emitido será então autorizado e bloqueado até que o cheque de papel seja compensado de maneira tradicional. O cliente não terá acesso a esse valor bloqueado, mas o cheque precisa ser processado para que o valor possa ser resgatado.
Sumário
O processamento de cheques eletrônicos ACH é uma maneira muito fácil e não-tradicional de se fazer pagamentos. Muitas pessoas gostam deste método de pagamento sem papel, sem o incômodo ou os juros e taxas de um cartão de crédito. É muito fácil abrir uma conta com as diversas empresas que processarão pagamentos ACH para você. O custo para abrir uma conta normalmente não é alto, mas a taxa por transacão pode variar muito, dependendo do plano e da empresa escolhida e da freqüência com que você faz transações.
Cheques eletrônicos podem ser devolvidos por insuficiência de fundos com a mesma facilidade dos cheques de papel. Neste caso, você pode reapresentá-lo pela segunda vez para saber se ele terá fundos suficientes. Normalmente, há uma outra taxa para isso, o que pode encarecer seus custos. Por isso, tentar negociar uma forma de pagamento diferente é sempre uma boa idéia.
O ACH é um sistema usado nos Estados Unidos e em Porto Rico, com outros sistemas eletrônicos usados em diferentes países. Você ainda pode usar outros sistemas, mas as taxas e os períodos para processamento podem aumentar.