Contabilidade dentro da própria empresa
O objetivo da contabilidade em qualquer negócio é a de criar um equilíbrio entre o dinheiro que você tem entrando e o dinheiro que você tem saindo. Dependendo do quão grande for a empresa, ela pode optar ou por fazer a sua contabilidade na própria empresa, ou por terceirizá-la, caso a contabilidade do negócio seja muito complexa. Quando a contabilidade é feita dentro da própria empresa, você se poupa da criação de outro pagamento, por isso, se você tem um pequeno negócio, a contabilidade feita na própria empresa pode ser o meio mais eficaz e mais fácil de criar o seu balanço de créditos e débitos.
A contabilidade feita dentro da própria empresa geralmente envolve o serviço de um contador para fazer a contabilidade da empresa. Se o negócio é muito pequeno, um contador profissional pode não ser contratado, e a contabilidade será feita pelo indivíduo que gere o negócio. Em qualquer caso, a contabilidade irá envolver a criação de um livro que contém os registros de todas as transações monetárias, independentemente de ser dinheiro entrando ou saindo. Os registros serão mantidos em um balanço que, de período em período (mensal) irá fornecer um panorama do estado financeiro do negócio.
Terceirizando contas a pagar
Se você tem um grande negócio com um complexo fluxo de caixa tanto dentro como fora da empresa, você pode querer terceirizar a sua contabilidade. Ambas as contas a receber e contas a pagar são funções críticas dentro do quadro da contabilidade, porém, a terceirização das contas a pagar permitirá que sua empresa garanta que todas as faturas sejam pagas a tempo. Se você está terceirizando todas as necessidades da sua contabilidade, provavelmente você vai precisar de duas empresas distintas, tendo uma que cuide de suas contas a pagar, e uma gestora de suas contas a receber. Se você tem uma empresa que cuida de seus recebíveis separadamente, você pode querer garantir que eles são capazes de atuar como assessores de crédito ou de cobrança quando os seus clientes tiverem problemas administrando as suas próprias contas a pagar.
Os benefícios de terceirizar o departamento de contas a pagar é que isso permite que os administradores e a gerencia de uma empresa se foquem primeiramente nas funções do negócio, e menos nas tarefas administrativas como, por exemplo, o fluxo de caixa. A gestão dentro de uma empresa será capaz de executar tarefas específicas relacionadas á empresa sem a necessidade de empregar contabilistas geri-los. Todas estas questões entram no problema de custo de tempo, que é o tempo que poderia ser gasto para fazer a empresa lucrar ao invés de administrá-la
Também é uma boa idéia para algumas pequenas empresas terceirizar o departamento de a contas a pagar especialmente se elas não têm experiência com contabilidade. Ao não o fazer, essas empresas podem causar problemas e complicações na infra-estrutura da contabilidade, e, assim, podendo causar perdas para a empresa. As perdas são muitas vezes resultado de não cumprimentos ou atrasos de pagamentos, ou até mesmo uma perda de confiança de outra empresa. Qualquer perda para um negócio, sendo palpável ou não, não é bom para os negócios. Terceirizando as contas a pagar de uma pequena empresa pode ser um custo a mais, mas a longo prazo, pode realmente salvar a empresa.
Benefícios corporativos de terceirizar Contas a pagar
Existem muitos benefícios para qualquer empresa que decide por terceirizar o seu departamento de contas a pagar. Embora até mesmo as pequenas empresas se beneficiem com a terceirização deste departamento, Corporações e grandes empresas geralmente ganham a maior parte dos benefícios com este processo.
Ao terceirizar as contas a pagar, e / ou contas a receber, a empresa irá ter certeza que todas as faturas são pagas de em tempo e com precisão e eficiência. Além disso, os relatórios mensais ou trimestrais serão mais fáceis de se obter, de forma mais precisa, e proporcionarão uma imagem mais clara do estado da empresa já estes terão sido feitos por profissionais dedicados a esta tarefa. Funções relacionadas a impostos que também forem terceirizadas, também irão poupar trabalho e gastos de tempo. Além disso, dependendo do local onde a empresa opta por terceirizar, a empresa pode acabar por poupar dinheiro se decidir por realizar estas tarefas em outros países, ai invés de fazer dentro da própria empresa. A Índia, por exemplo, é conhecida por ser líder em soluções eficazes e com bom custo para terceirização.
O que procurar em um Software de contabilidade
Quando uma companhia decide faze sua contabilidade dentro da própria empresa, ela precisa de alguns elementos chave para garantir um bom fluxo de entrada e saída de dinheiro na empresa. Eles vão precisar contratar um contador que tenha conhecimento e prática no campo e que consiga ter uma boa performance no trabalho. Companhias que decidirem por fazer a contabilidade dentro da própria empresa, também precisarão utilizar um software de contabilidade eficiente que trabalhe tanto com contas a pagar, quanto com contas a receber de maneira organizada e eficiente para a empresa. A menos que a empresa seja muito pequena, um software de contabilidade é necessário para todo o negócio.
Requisitos para o tipo de software de contabilidade variam de empresa para empresa. Quanto maior a empresa, mais complexo vai ser o seu software. O que você quer, no final, é algo que possa fornecer informações detalhadas sobre as transações, e também o panorama global dos negócios. Você vai querer assegurar que o seu software de contabilidade inclui funções básicas de diário, processamento de salários, criação de relatórios para a administração, contas a receber e faturação e funções de controle de crédito (tanto de entrada, quanto de saída), contas a pagar, caderneta de transações, inventário, compras e vendas. Dependendo do tamanho da sua empresa, você pode não exigir todos estes elementos, mas para a média das empresas, estas são os elementos básicos em todos os softwares de contabilidade. Se você contratar um contador profissional, ele será capaz de ajudá-lo a escolher um bom programa do software.
Benefícios do software de contas a pagar
O elemento mais importante você do seu software de contabilidade será o módulo de contas a pagar. A razão para isto é que, sem a possibilidade de pagar as suas contas efetivamente como uma empresa, você irá falhar como negócio, independentemente de qual seja a aparência de suas contas a receber. O software de contabilidade que você comprar deve ter boas funções de contas a pagar dentro dele. Surpreendentemente, pesquisas mostram que hoje em dia, muitas empresas ainda utilizam diários contábeis em papel e estão indo a falência como conseqüência de uma ruim administração das contas a pagar.
O benefício de ter os módulos de contas a pagar no seu software de contabilidade é que você vai poupar dinheiro a longo prazo. Se você usar o módulo de contas a pagar de forma consistente, e corretamente, a sua empresa irá funcionar muito melhor. Você será capaz gerar lembretes sobre faturas que precisam ser pagas, gerar pagamentos, e ter estes pagamentos registrados também. O software será capaz de recuperar vias eletrônicas desses registros caso você precise deles. Com a contabilidade feita em papel, este processo consome muito mais tempo, e por isso, O software de contas a pagar irá definitivamente, a longo prazo, salvar tempo e dinheiro do seu negócio.
Software de processo de fatura
Software de processo de fatura é mais um método que as empresas estão usando hoje em dia para garantir que a contabilidade seja feita da forma mais eficiente possível. A diferença entre este tipo de software e o software básico de contabilidade é que este é especifico para o processamento de faturas para ambas as contas, contas a pagar e contas a receber. Com o software de processo de faturas, os custos de administração são reduzidos, e as empresas podem fazer melhor uso de seu tempo e dinheiro quando o assunto é administração de faturas.
O processamento de faturas funciona no âmbito do contas a pagar, e permitirá à empresa processar as suas faturas de contas a pagar de forma automática e imediata. As faturas que entram em contas a pagar são esncaneadas para o software de processamento de faturas e são imediatamente conciliadas com uma ordem de compra para a qual foram criadas. Só este passo, irá aliviar o tempo e o custo do trabalho manual de dar entrada nos dados manualmente.
Depois de elas estarem conciliadas com as suas ordens de compra, as faturas serão então incorporadas ao sistema para extrair os dados necessários para cumprir com a exigência das contas a pagar. As datas das faturas serão automaticamente registradas, bem como as datas de pagamento. Sistemas de processamento de faturas é uma maneira extremamente eficiente para gerenciar o seu departamento de contas a pagar se você tem um grande negócio, e tem em mente poupar a empresa do custo de terceirização.
Processo de contas a receber
A função de contas a receber é a função da empresa de cobrar os créditos na sequência da transformação dos produtos e serviços. A empresa terá registros das transações que incluem o quanto as outras empresas devem a eles, e quanto tempo estas empresas que estão trabalhando com eles tem de crédito, por exemplo, o termo acordado pode ser de 30 dias. Este é o registro de uma fatura. A fatura será enviada à outra empresa na determinada hora e data a cada mês e, em seguida, o pagamento será esperado.
A maior parte das vezes o pagamento será efetuado e o processo de contas a receber para aquela fatura terminará. No entanto, estima-se que 3% de todas as faturas não são pagas, e, portanto, o processo de recolhê-las será iniciado. Para as pequenas empresas, essa tarefa consiste de chamadas telefônicas até que a dívida esteja limpa ou anulada. Para as empresas maiores, pode ser uma firma terceirizada que recolha as contas a receber. Isso pode custar à empresa uma comissão ou taxa sobre as contas a receber, por isso, dependendo de quanto dinheiro é preciso recolher, a empresa precisa decidir se o processo de terceirização vale a despesa.
Contas a receber – Factoring
Uma prática comum no contas a pagar é quando as empresas utilizam outras empresas de factoring para aliviar problemas com o fluxo de caixa. Se os clientes demoram muito para pagar, usar uma empresa que fornece factoring pode ajudar você a obter um fluxo de caixa até que as faturas sejam pagas. Em ultimo caso, a empresa de factoring irá realizar as faturas do seu negócio e te dará um adiantamento das faturas ainda não pagas. Enquanto as dívidas das contas a receber são apuradas, você paga os custos restantes com dinheiro direto do bolso da sua empresa.
Se uma factura não for paga por um de seus clientes, a sua empresa de factoring tem o direito de tomar dinheiro de sua empresa. Isto pode parecer um alto risco para você, mas é um risco baixo para a agência de factoring. Muitas agências irão fazer esta tarefa devido ao baixo risco envolvido. E, se o seu negócio que está sofrendo muito, mas tem uma boa perspectiva, pode ser uma boa idéia usar empresas de factoring para tirar a sua empresa da crise.
Programando as contas a receber
A programação do contas a receber é o elemento mais importante do seu sistema de contabilidade dentro do âmbito de contas a receber. Se você faz toda a sua contabilidade dentro da própria empresa com um contabilista, você vai querer alguém que organize as suas contas a receber de maneira que tudo é feito na mesma hora e do mesmo modo a cada mês. Mesmo se as suas contas a pagar forem feitas em tempo e as suas contas sejam pagas todo mês, se as contas a receber não entrarem na empresa todo mês da mesma maneira, o seu negócio irá falir. Você precisa garantir que o eu negócio, e você, recebam pagamentos de maneira regular para que a sua empresa possa funcionar de maneira adequada. Programar as contas a receber é o elemento mais importante do departamento de contas a receber.