Serviços de Auditoria Barbacena, Minas Gerais

Recentemente, a falência de corporações e pequenas empresas levaram ao fortalecimento da legislação em favor de mais rigorosas auditorias dos registros financeiros. Existem muitos tipos de serviços de auditoria que precisam ser examinados antes que uma empresa abra suas portas para um investigador independente.

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Contagem, Minas Gerais

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Uberlandia, Minas Gerais

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Montes Claros, Minas Gerais
 
Atual Contabilidade Ltda
(32) 3213-1898
av Rio Branco,Br, 1863, Sl 902, Centro
Juiz de Fora, Minas Gerais

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Consulcon Consultoria Contabil Ltda
(32) 3224-4066
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Juiz de Fora, Minas Gerais

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Versátil Contabilidade
(34) 3313-0195
Rua Tobias Rosa,391
Uberaba, Minas Gerais
 
Becon Contabilidade
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Belo Horizonte, Minas Gerais

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Serviços de Auditoria

Qualificações dos fornecedores de serviço de auditoria

Chefes de empresas e profissionais de instituições sem fins lucrativos podem ser compelidos as se subjugarem totalmente a uma auditoria, mas eles têm o direito de requerer informação sobre os auditores. O serviço de uma auditoria não precisa ser uma experiência estressante onde os empregados se sentem ressentidos em relação a um intruso que possui um nível desconhecido de experiência em sua área de trabalho. Você deve sentar-se com o auditor no início desta investigação independente e recolher algumas informações sobre o retrospecto to indivíduo para que você possa disseminar para a sua equipe. Este encontro deve ser realizado com a presença de uma terceira pessoa a fim de evitar que o auditor alegue que foi intimidado.

O fornecedor de serviços de auditoria em sua companhia dever ter qualificações impecáveis antes de receber documentos importantes. Um auditor carregará uma licença e um mandato escrito por agencias locais, estaduais e federais descrevendo o direito de inspecionar os registros da empresa. A averiguação da licença e do documento do mandato ajudará a evitar investigações fraudulentas ou de espiões corporativos.

Quando estiver aceitando as qualificações do auditor é importante olhar além da troca usual de informações introdutórias. Assim, você se assegurará que o auditor é legitimo. Descobrir alguma experiência que vocês tenham em comum em sua área de trabalho ajudará a quebrar o gelo, além de demonstrar para os seus empregados que o relatório final da auditoria estará bem informado. Você não deve hesitar em acompanhar o trabalho do auditor para assegurar-se que o processo não está interrompendo a rotina normal de trabalho. A maneira mais fácil de lidar com um auditor é se adaptar ao método de investigação dele. Por isso, comunicação é tão essencial para que o processo seja tranqüilo.

O momento certo para se usar serviços de auditoria

A resposta mais simples a questão de quando se deve usar serviços de auditoria é a seguinte: todo mês para manter-se à frente de problemas com inventário, parte financeira, e recursos humanos. Poucas empresas têm recursos suficientes para expandir a sua linha de produtos e checar todos os documentos a cada mês. Gerentes e executivos que são responsáveis por agendar auditorias na companhia devem solicitar esses serviços em momentos estratégicos para conseguir aproveitar o máximo possível da auditoria.

Uma linha de pensamento com relação a auditorias encoraja que uma companhia deva manter relatórios trimestrais de todos os registros do negócio. Uma auditoria trimestral interna aliada com os serviços de uma auditoria terceirizada que seja confiável tende a evitar problemas quando vai chegando o término do ano fiscal. Uma empresa que encontra alguma disparidade em um inventário durante o segundo trimestre terá a chance de solucionar o problema antes da chegada de uma investigação mais séria feita por investidores. O principal motivo para os serviços trimestrais de auditoria é a habilidade de pegar erros de cálculo antes da temporada fiscal.

Outra linha de pensamento sobre auditoria aconselha investigações aleatórias em cada departamento durante o ano. Neste caso, você deve anunciar a cada empregado em um memorando que essas investigações são possíveis a qualquer momento e que, por isso, registros exatos de todas as transações devem sempre ser mantidos. Uma auditoria aleatória do seu departamento de contabilidade, armazenamento, pesquisa e laboratório de desenvolvimento requer uma lista de investigadores independentes que possa manter sigilo. A utilização de auditoria aleatórias em um esforço para manter uma empresa eficiente funciona mais como uma maneira de prevenção do que como uma maneira de investigação já que obriga funcionários a manterem-se mais diligentes em todas as ações.

A maneira mais barata, porém arriscada, de se abordar o tema de auditorias em escritórios corporativos é ficar esperando pela auditoria do final do ano, um pouco antes das férias. Auditorias em dezembro requerem mais pessoas e recursos destinados para a investigação já que ela precisa ocorrer em um período muito menor. Esse tipo de abordagem é ideal para pequenas empresas que não possuem o orçamento necessário para manter auditorias de registros e inventários durante todo o ano.

Preparação para os serviços de auditoria

Os documentos básicos que são necessários para uma auditoria completa devem estar nos registros pessoais e corporativos. Indivíduos e empresas precisam agrupar pelo menos os formulários fiscais dos cinco últimos anos a fim de demonstrarem um registro honesto para os auditores. Quem estiver sujeito a uma auditoria tem que mostrar recibos, faturas e outros documentos que descrevem deduções antigas para assim provar que tudo está correto. A utilização de um profissional na área de impostos de renda como intermediador entre você e o auditor é uma sábia decisão para assegurar-se de que o seu caso está sendo demonstrado com exatidão.

Muitas vítimas de processos de auditorias não pensam no papel que testemunhos preventivos podem ter. Companhias que desejam anteciparem-se aos problemas, quando caíram em outro grupo a ser taxado e seus ganhos superaram os de anos anteriores, devem pedir cartas testemunhais de investidores, empregados e observadores independentes. Essas cartas devem falar sobre os hábitos da empresa com relação a registros honestos e qual é a conduta com relação a anotações e cronologias. Uma boa maneira de fazer com que esses testemunhos sirvam de prova a seu favor é manter as cartas fechadas até que os investigadores exijam os seus arquivos.

Serviços de auditoria interna versus externa

Auditorias externas oferecem o beneficio da objetividade durante o processo da auditoria. Uma pessoa que não tem nenhum elo com a sua companhia e somente um conhecimento vago da industria em que você se especializa pode observar grupos de números sem uma visão tendenciosa. O problema de auditorias externas é a quantidade de despesas e tarifas que se acumulam durante o processo. Apesar disso, muitas empresas são obrigadas a acomodar as despesas de uma auditoria externa já que investigações independentes são vistas com olhares menos desconfiados pelos comitês de controle e as agências do governo.

Grande parte das auditorias pode ser efetuada criando um programa de auditoria interna com a equipe já presente. Um recrutamento e treinamento específico para o processo de auditoria interna pode economizar dinheiro a longo prazo. Pequenos inventários, revisões financeiras, e investigações de arquivo podem ser feitos pelo seu próprio departamento de auditoria.

A decisão entre programas de auditoria externa e interna depende principalmente do objetivo principal da auditoria. Auditores externos podem não possuir o mesmo vocabulário que a equipe já existente possui, mas eles são capazes de criar análises acuradas dos seus registros. Serviços de auditoria interna têm o propósito de criar um processo de revisão uniforme de todas as atividades da empresa. Um bom empreendimento utilizará ambas auditorias externas e internas em algum momento a fim de se assegurar que tudo irá bem.

Serviços de auditoria e expectativas corporativas

Corporações que passam por auditorias externas devem ter expectativas muito altas quanto à qualidade do serviço de auditoria fornecido. Investigações devem ser feitas com o mínimo de impacto na rotina da empresa porque a presunção do auditor deve ser que a sua empresa é inocente e não culpada. Um processo de auditoria eficaz não significa que a operação precise ser feita de forma camuflada. Auditores externos devem encontrar um balanço entre velocidade e transparência em todas as ações.

Os serviços de auditoria devem ser acompanhados de uma agenda completa junto com uma lista de despesas. A qualidade da auditoria em um departamento não deve custar o mesmo que uma auditoria em todas as operações de sua empresa. Uma ação inteligente ao lidar com auditores é requerer estimativas aos auditores, inclusive para futuras auditorias. Assim, você pode incluir esses gastos em seu orçamento anual.

A maior expectativa de uma corporação em relação a uma auditoria é confidencialidade. Uma revisão sobre os termos dessa confidencialidade o deixará mais calmo. Uma maneira simples de assegurar confidencialidade é assegurar-se sobre as limitações na utilização de documentos originais. A outra seria uma reunião para discutir o que pode ir ao registro público e o que não pode.

O preço da falha em se utilizar serviços de auditoria

Um das grandes custos em não se efetuar uma auditoria é a falta de confiança que começa a crescer entre investidores e empregados. Companhias que mantém programas de auditoria transparentes e publicam relatórios sobre a eficiência da empresa pode assegurar investidores menos duvidosos quando chega o momento de recolher fundos para investimentos. O custo associado a um programa de auditoria ineficaz em sua empresa se traduz em um sistema de registros que é incapaz de se adaptar ao crescimento. Relatórios de auditoria, listas de obrigações e recomendações de auditores externos ajudam a sua empresa a manter registros saudáveis e atuais.

O custo mais comum quando uma empresa não utiliza serviços de auditoria está nas multas e grandes investigações que são obrigadas a se submeter em longo prazo. Para as agencias do governo, empresas não podem alegar que erros no relatório de taxações e preenchimento de formulários foram acidentes. Discrepâncias repetidas podem levar a multas estaduais e federais. Se relatórios da auditoria continuarem mantidos em segundo plano, investigações legislativas e burocráticas acontecerão, e estes são um tipo de publicidade muito ruim para a sua empresa, além de criar restrições a novas expansões.

Usando serviços de auditoria na industria de software

A complexidade em se registrar e manter licenças de software fez com que auditorias na área de software crescessem rapidamente. A ascensão de auditorias em licenças e certificações virtuais do direito que um usuário possui para iniciar um programa acompanhou um crescimento paralelo na pirataria de software. Companhias de software têm mantido a integridade de seus programas ao estabelecer auditorias de seus departamentos e também auditorias dos softwares através de atualizações regulares.

A sua companhia pode ter dificuldade em verificar a autenticidade do software de seu escritório por uma variedade de motivos inocentes. Manter todos os registros fornecidos pela sua companhia de software o ajudará quando chegar o momento de uma auditoria dos seus softwares. Um software original que não foi utilizado em nenhum outro sistema possui um código que lhe é único e demonstra quem é o dono daquela cópia do software, uma pessoa ou uma corporação. Os manuais do software explicam como lidar com atualizações, autenticações e renovações de assinaturas que podem ajudá-lo durante uma auditoria. Problemas com o seu software de planilhas podem parecer longos e incômodos, mas auditorias nas licenças dos seus softwares mantêm preços baixos porque evitam qualquer violação de direitos intelectuais.

Sistemas internos com necessidade de serviços de auditoria

Existem alguns departamentos principais em sua companhia que necessitam de uma auditoria de qualidade regularmente. Um programa de auditoria interna estabelecido pelo seu departamento de contabilidade pode resolver uma série de problemas antes que investigadores externos tenham a chance de conhecer os seus problemas financeiros. Um processo de auditoria dos registros da contabilidade envolve observar todas as faturas, recibos de imposto de renda e comunicação entre departamentos. Uma auditoria envolvendo diferentes departamentos estabelece uma investigação que evita preconceitos.

Uma auditoria de qualidade precisa ser efetuada sobre os métodos de produção e controle de qualidade com freqüência a fim de evitar problemas com consumidores. Este processo deve ser idealmente feito por auditores externos que tenham uma certa familiaridade com as particularidades do mercado. Investigações aleatórias sobre cada uma das etapas da corrente de produção junto como uma análise dos produtos finais ajudará a estabelecer e diagnosticar maneiras para melhorar os métodos de controle de qualidade.

A última parte de sua empresa que precisa passar por uma auditoria interna é a que determina o nível de satisfação. Os departamentos de serviços ao cliente, retornos e vendas corporativas devem ser examinados inúmeras vezes todos os anos. Auditores podem se sentar com um grupo de representantes do setor de serviços ao consumidor em um dia rotineiro e determinar as más praticas, além de fornecer sugestões para soluções a serem implementadas em longo prazo.