Sistemas para Digitalização de Documentos Brasília, DF

Softwares de gerenciamento de documentos podem auxiliar na organização e gerenciamento de negócio. Este tipo de programa permite que capture, escolha e registre todos os documentos na versão digital. A digitalização dos documentos pode ser realizada em qualquer momento, a partir de qualquer local, através da utilização da internet. Isto significa que seus negócios serão mais efetivos e eficientes.

Colortel S/A Sistemas Eletrônicos
(61) 3447-1156
SHCGN-706, 10, Bl C Lj 4b, Asa Norte
Brasilia, DF

Dados Divulgados por
Lugga Comercio
(61) 3366-1415
Srtvs Q 701, bl B s 634 Asa Sul
Brasília, DF

Dados Divulgados por
Multicoisas
(61) 3445-2351
cls 312 Bl A, s/n lj Asa Sul
Brasília, DF

Dados Divulgados por
Prodigital Componentes Eletrônicos Ltda
(61) 3224-8008
CLS-104 Bloco A, s/n, Bl B Lj 29, Asa Sul
Brasilia, DF

Dados Divulgados por
Mitra Comercio
(61) 3202-4792
Acamp Rabelo Lt 01, s/n lj 7 A Sul
Brasília, DF

Dados Divulgados por
Eletronica Asa Norte
(61) 3032-8940
cln 211 Bloco A, s/n lj 70 A Norte
Brasília, DF

Dados Divulgados por
Tevebras Comercio
(61) 3223-5618
crs 502 Bl B, s/n lj 29 Asa Sul
Brasília, DF

Dados Divulgados por
Consertex Eletrônica Ltda
(61) 3349-6344
CLN-113, s/n, Bl C Lj 45, Asa Norte
Brasilia, DF

Dados Divulgados por
Ponto Frio
(61) 3345-8128
crs 511 BL C, s/n lj 21/33 Asa Sul
Brasília, DF

Dados Divulgados por
Eletronica Junior
(61) 3963-2602
Cln 307 Bl A, s/n Lj 25/35 Asa Norte
Brasília, DF

Dados Divulgados por
Dados Divulgados por

Sistemas para Digitalização de Documentos

Características Básicas no Gerenciamento de Documentos

Softwares de gerenciamento de documento ajudam a diminuir os gastos de uma organização na conservação e arquivamento de documentos. A implementação desse tipo de programas diminui o tempo gasto com organização de papelada, permitindo que os funcionários envolvidos com esse tipo de atividades acumulem outras tarefas. Além disso, a digitalização de documentos facilita o processo de armazenamento e procura por informações e documentos específicos. Softwares de digitalização são fáceis de ser instalados e rápidos, podem ser utilizados em apenas um departamento ou por todas uma organização.

Ao utilizar softwares de gerenciamento de documentos na pesquisa de informações específicas, a única coisa que o usuário deve digitar é uma palavra ou frase. Essa ferramenta de procura encontrará uma lista de documentos, e-mail, ERP ou outros tipos de aplicativos que possuem as palavras-chave entradas. Isto torna a procura por determinados documentos rápida e fácil.

Programas para gerenciamento de documentos permite que o usuário escaneie, liste, pesquise e proteja os documentos da organização. Esses podem, também, ser utilizados por diferentes departamentos ou indivíduos. Este tipo de software cataloga automaticamente cada documento registrado e classifica-os em campos. Estes campos podem incluir o tipo de arquivo, a data de emissão ou nome do cliente.

Através desse tipo de software um indivíduo pode criar uma planilha de fluxo de trabalho, permitindo que os documentos sejam rastreados durante o processo de registro e criação. O usuário pode escanear pedidos em uma área da companhia e enviá-los para outro departamento. Todas essas atividades ocorrem pela internet ou intranet da organização, agilizando o processo e diminuindo o volume de papelada.

Esses tipos de software rodam em qualquer tipo de hardware, ou seja qualquer tipo de scanner pode ser utilizado. O programa é compatível cm todos os sistemas e equipamentos de digitalização de documento e possuem preços acessíveis. Organizações que utilizam esses tipos de softwares podem digitalizar mais de quinze milhões de páginas em um único drive. Fazendo com que a empresa economize com materiais de escritório.

Digitalização de Pedidos e Faturas

Ao utilizar um programa de gerenciamento de documento para a criação de faturas e pedidos digitais, uma página pode ser usada para aprovar e pesquisar faturas e outros documentos de suporte. Isto diminui a quantidade de papeis utilizados desde a criação ao processo de envio dessa documentação. O usuário do software será capaz de digitalizar faturas antigas e gravá-las no sistema, o programa também permitirá a pesquisa de pedidos e faturas de maneira rápida e prática, pois todo o documento gerado no sistema terá um número próprio de identificação. Caso o usuário não saiba o número do documento, o software permite a pesquisa através do uso de palavras ou frases, que podem ser o nome de um produto ou cliente.

Outra característica de softwares de gerenciamento de documentos é a capacidade de rotear faturas e pedidos e direcioná-los à pessoa adequada. Isto economiza um grande tempo no processo de geração desse tipo de documento e agiliza o envio de faturas por correio. Esse programa permite que o usuário organize os documentos por data de emissão e vencimento e, então esses são organizados em fila de saída. Desta maneira, o usuário não precisa entrar cada fatura ou pedido manualmente, pois o sistema fará todo o processo de cobrança, por exemplo, automaticamente.

Comprovante de Entrega

Software de gerenciamento de documentos é um instrumento que fornece provas de que o consumidor recebeu um produto ou serviço, por exemplo. Esse tipo de programa também permite o controle de envio de informativos e faturas. Com apenas um clique, o usuário do software pode visualizar o comprovante de entrega. A empresa pode fornecer aos seus cliente acesso à esse tipo de informação para que o consumidor possa ´pesquisar, acompanhar e visualizar o comprovante de entrega, ao invés de solicitar o envio desse tipo de documentação. O recibo pode ser escaneado e então, distribuído em diferentes departamentos como Pagamento de Contas, ou o comprovante pode ser salvo no Sistema AP da organização. Esse tipo de ação facilita a organização, aprovação e pesquisa de documentos e faturas.

Serviços de Processamento de Dados

Com um software de gerenciamento de documentos, qualquer usuário pode facilmente iniciar uma página baseada em serviços. Um indivíduo pode oferecer serviços de controle e organização de documentos ao seus clientes gratuitamente ou cobrando pequenas taxas pelo serviço. Desta forma, os consumidores são capazes de pesquisar e acessar documentos através da internet. A internet pode ser utilizada como plataforma de negócios para oferecer aos cliente opções de digitalização e pesquisa. Com um serviço de processamento de dados, você será capaz de prover ao seus cliente serviços online durante 24 horas. Além de utilizar a internet, esse tipo de programa de gerenciamento permite que os documentos sejam transferidos para outros tipos de mídias, como CD-ROM ou DVD. Os arquivos podem ser salvos em formato PDF ou TIFF. Cada disco pode ser uma cópia grátis de pesquisa, isto possibilita a expansão da base de clientes. A melhor coisa a respeito desse tipo de negócio é que seus clientes são providos com nome de usuário e senhas de segurança. Isso, também, permite que você trabalhe de casa e inicie seu próprio negócio. Muitas pessoas têm se beneficiado desse tipo de tecnologia, utilizando softwares de gerenciamento de documentos como base para negócios.

Captura Documentos

Com a captura de documentos, ao utilizar um programa de gerenciamento, os dados podem ser escaneados e, então listados por categoria. Os documentos pode ser roteados de forma constante, por exemplo, se o usuário estiver digitalizando um documento de contribuição ao INSS, o documento será digitalizado e enviado para uma pasta específica para assuntos referente ao INSS. Isto nada mais é do que um fichário digital, que possibilita a organização de dados por assuntos e características semelhantes. Um documento pode ser escaneado em uma área específica de uma rede e então, salvo em formato PDF ou TIFF. Permitindo que o documento seja utilizados por diversas pessoas e diferentes softwares.

Outros Benefícios do Software de Gerenciamento de Documentos

Programas de gerenciamento de documentos possuem acesso à diferentes módulos de auditoria, permitindo que empresa tenha um banco de dados para todos os documentos que foram pesquisados e visualizados. Através do uso desse tipo de software, documentos podem ser monitorados rapidamente, melhorando a eficiência do ambiente de trabalho. Documentos perdidos podem ser identificados e o reconhecidos facilmente. O programa de gerenciamento de documentos irá organizar um índice automaticamente para cada arquivo salvo, agilizando no processo de pesquisa de documentos específicos. Usuários podem implementar requerimentos para que todos os sejam checados diariamente. Os documentos digitalizados pode ser acessados de qualquer computados ligado à rede interna da organização ou que tenha aceso à internet. Desta maneira, o negócio de uma organização pode, literalmente, ser gerenciado 24 horas por dia. Ao se pesquisar por um documento, anotações ou mesmo alterações podem ser efetuadas, permitindo que haja a troca de informações entre equipes e departamentos dentro de uma empresa. Com o uso de softwares de gerenciamento de documentos, a organização optimiza a utilização do tempo e conseqüentemente, a distribuição de atividades e responsabilidades entre funcionários, equipes e departamentos. Esse tipo de programa auxilia a dinamizar e diminuir custos dentro de corporação.